ЗАЧЕМ СОЗДАВАТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ?

 

Проблема постоянного увеличения объемов бумажной документации актуальна для любого предприятия, независимо от рода деятельности. Это существенно утяжеляет и затягивает процесс поиска и анализа информации необходимой для принятия решений, а также увеличивается риск утраты оригиналов документов.

 

Для решения подобных проблем многие компании внедряют системы электронного документооборота.  В данных системах создаются   и  хранятся все новые  документы,   

 

 

однако,  это  не решает проблему хранения и использования ранее созданных документов на бумажных носителях.

 

Архив документов – это информационный капитал компании, источник данных для принятия стратегических и тактических решений, так необходимых для работы современного предприятия. Электронный архив – это современный, мощный, быстрый и безопасный инструмент для работы с информацией, уже давно применяемый в развитых странах.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

 

Рассмотрим основные функции, которые выполняет электронный архив:

 

1. БЫСТРЫЙ ПОИСК ИНФОРМАЦИИ

В считанные секунды можно найти документ по дате, персоналии, номеру, типу и т.д. Это можно сделать самостоятельно, с рабочего места или же удаленно. После – отправить по электронной почте, сформировать отчет, список документов. Такой подход увеличивает количество обработанных запросов за период, влияет на эффективность труда сотрудников компании.

 

2. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

Электронный архив помогает отслеживать частоту обращения к документам; дает возможность проводить сверку комплектности оригиналов; обеспечивает прозрачность ведения дел в удаленных подразделениях и офисах; обеспечивает контроль за передвижением, просмотром и использованием документов.

 

3. ХРАНЕНИЕ

Системность, структурированность и безопасность сохранения документов – основные преимущества данного решения. Создав электронный архив, вы обеспечите сохранность ваших бумажных документов, и получите страховую копию документов на случай безвозвратной потери (пожары, наводнения, хищения, неумышленное уничтожение, потеря). Используя цифровые копии документов, число обращений к оригиналу снижается, а значит – риск физического износа оригиналов можно минимизировать (не будут ветшать, рваться).

 

4. ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ

Вам больше не придется беспокоится о возможные утечки информации. Вы и только вы распределяете права доступа к информации. При этом система с максимальной точностью отслеживает и фиксирует все действия авторизированных пользователей.

 

 

 

ЭТАПЫ СОЗДАНИЯ

 

Процесс создания электронного архива обычно состоит из устоявшейся последовательности этапов. Безусловно, в зависимости от особенностей "первоисточника", эта последовательность может меняться, однако чаще всего она имеет следующий вид:

  • Экспертная оценка архивного массива (оценка объемов документации, определение приоритетных фондов, подбор технологии, согласование регламента взаимодействия сторон);
  • Выполнение пилотного проекта (с проведением корректировки технологии);
  • Сканирование основного объема документов;
  • Выделение атрибутов документов для их дальнейшего поиска;
  • Внедрение и наполнение системы электронного архива на предприятии.

 

 

КТО МОЖЕТ СОЗДАТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ?

 

Компания АРХИВ ПЛЮС уже почти восемь лет проводит полный спектр работ, связанных с созданием архивов любой сложности для самых разнообразных организаций и предприятий.

 

Среди наших клиентов: органы власти, государственные предприятия, учреждения образования и культуры, промышленные предприятия, коммерческие компании (медицина/фармацевтика, строительство, ритейл), государственные архивы.

 

Нам приходилось работать: с кадровыми архивами, организационно-распорядительными документами, финансовой (бухгалтерской) документацией, нормативной документацией, клиентскими досье, собраниями раритетных книг, коллекциями нумизматики и фалеристики и многим-многим другим.

 

 

Обратитесь к нам, и мы охотно возьмем на себя все заботы по созданию полноценного электронного архива вашей организации!

 

Оставьте заявку на любую услугу

и получите бесплатно консультацию о состоянии ваших документов