Если Вы читаете эту страницу, значит у Вас, возник минимум один из следующих вопросов:

 

 

Мы поможем Вам решить эти и другие вопросы, при минимальных усилиях с Вашей стороны!

 

И так, любая организация имеет право уничтожить свои документы с истекшим сроком хранения. 

НО! При определенном условии.

 

У Вас должен быть акт о выделении дел к уничтожению, заверенный государственным архивом.

 


 

 

ЧТО ЖЕ ДЕЛАТЬ?

 

Чтобы законно уничтожить документы, Вам необходимо выполнить пять шагов:

 

1. СОЗДАЕМ ЭКСПЕРТНУЮ КОММИСИЮ

  

В Вашей организации создается Экспертная комиссия (ЭК) в состав которой входят сотрудники Вашей компании. Основное назначение ЭК провести полный цикл архивации документов. Данная комиссия создается внутренним распоряжением первого руководителя компании и функционирует на основании Положения про экспертную комиссию. 

 

 

 

 

2. АРХИВИРУЕМ ДОКУМЕТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Необходимо упорядочить кадровые документы длительного срока хранения (75 лет). 
Зачастую, для коммерческих организаций, это: 

  • Документы по начислению заработной платы работникам: лицевые счета, ведомости по начислению и выплате заработной платы;
  • Приказы по личному составу: прием на работу, перевод на должность, увольнение, материальные поощрения, отпуска за свой счет;
  • Штатное расписание;
  • Трудовые договоры (контракты);
  • Карточки уволенных сотрудников;
  • Ежемесячная отчетность в Пенсионный фонд Украины (табл.№6) и т.д.

Соответственно, Вам необходимо провести экспертизу ценности документов, отобрать из общей массы документы длительного хранения, прошить их в книги (дела) и по готовым делам составить опись дел по личному составу. Эти документы остаются в Вашей организации на ответственном хранении, на период предусмотренный законодательством Украины.

 

 

3. ФОРМИРУЕМ АКТ НА УНИЧТОЖЕНИЕ

Вам необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов временного хранения (от 1 года  до 15 лет). Они так же отбираются из общей массы документов в процессе экспертизы ценности, после чего описываются.

 

К данному типу документов относится:

  • Первичная бухгалтерская документация: счета, акты выполненных работ, налоговые накладные, банковские выписки и т.д.;
  • Некоторые виды договоров;
  • Месячные и квартальные отчеты (при наличии годовых отчетов);
  • Чековые книги;
  • Входящая / исходящая корреспонденция;
  • Табели учета рабочего времени, графики отпусков и многие другие.


4. ЗАВЕРЯЕМ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВЕ
Правильно оформленные «АКТ» и «ОПИСЬ» утверждаются экспертной комиссией Вашего предприятия. Данное решение фиксируются в соответствующем Протоколе ЭК. После чего «АКТ» и «ОПИСЬ» необходимо заверить в Государственном Архиве. 

 

И вот, когда у Вас есть заверенный в архиве «АКТ» о выделении дел к уничтожению, Вы имеете юридическое основание для уничтожения документов, которые вошли в этот Акт.

 

5. УНИЧТОЖАЕМ ДОКУМЕНТЫ

Вам необходимо определиться в способе уничтожения документов и провести его.


 

 

РЕЗУЛЬТАТ

 

Выполнив все этапы архивной обработки документов  Вы сможете:

  • Законно уничтожить документы с истекшим сроком хранения (во избежание повторной проверки контролирующими органами);
  • Освободить офисное пространство от ненужных документов;
  • Упорядочить и сохранить документы по личному составу, бухгалтерскую документацию и т.д.;
  • Выполнить требования законодательства по упорядочению и хранению документов;

 


 

 

А МОЖНО ЛИ ПРОСТО ВЫБРОСИТЬ ДОКУМЕНТЫ?

 

Здесь можно сказать однозначно – НЕТ. 

Вы не имеете права просто взять и выбросить документы, не имея на руках заверенного архивом акта о выделении дел к уничтожению.

 

С точки зрения закона это не обоснованно. Любая последующая проверка потребует восстановить незаконно уничтоженные документы, невзирая на то, что срок хранения их давно истек. При этом в законодательстве предусмотрена административная, и даже уголовная ответственность за недобросовестное обращение с документами.

 

  

 

 

При этом Вы можете самостоятельно провести архивную обработку документов и после этого избавиться от устаревших документов. Главное разобраться и соблюсти все тонкости архивного законодательства.

 


 

 

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ?

 

Сотрудники «АРХИВ ПЛЮС» самостоятельно проведут весь комплекс архивных работ прямо у Вас на предприятии. При этом Вы сэкономите массу своего драгоценного времени.

  • Мы проведем полистную экспертизу ценности документов Вашей организации;
  • Документы, подлежащие хранению, будут переплетены в книги;
  • Составим и заверим в ГОСАРХИВЕ опись дел по личному составу;
  • Составим и заверим в ГОСАРХИВЕ акт о выделении дел к уничтожению;
  • Проведем фактическое уничтожение с документов, с погрузкой и доставкой документов до места уничтожения;
  • Сформируем: приказ о создании ЭК, положение про ЭК, протокол заседания ЭК и т.д.
  • Предоставим Вам полный пакет сопроводительных документов: договор, счет, акты выполненных работ и приемо-сдаточные накладные;

 

 

Выберите интересующий Вас этап архивации документов


 

Оставьте заявку на любую услугу

и получите бесплатно консультацию о состоянии ваших документов