ЗАЩИТА ОТ ПОВТОРЫХ ПРОВЕРОК

 

Акт о выделении дел к уничтожению - это защита Вашего предприятия от повторных налоговых и прочих проверок, дающая законное право физического уничтожения документов с истекшим сроком хранения. При этом, акт должен быть заверен в государственном архивном учреждении.

 

Если документы будут уничтожены без соответствующего акта, то проверяющий орган может затребовать восстановление интересующих его документов.

 

 

Для заверения акта в государственном архиве должны быть выполнены следующие условия:

  • Истек срок хранения всех документов, внесенных в АКТ;
  • Акт проверен и одобрен экспертной комиссией Вашей организации;
  • Для коммерческой организации - завершена проверка Государственной фискальной службы по вопросам соблюдения налогового законодательства, захватывающая периоды документов, внесенных в АКТ;
  • Для государственного учреждения - завершена ревизия, проведенная органами государственной контрольно-ревизионной службы по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности;
  • Ваша организация осуществила упорядочение документов постоянного и длительно срока хранения за тот же период, что и документы, внесенные в акт (о чем свидетельствуют архивные описи, заверенные государственным архивным учреждением).

 

 

КАК ФОРМИРУЕТСЯ АКТ?

 

Акт о выделении дел к уничтожению формируется по итогам проведения экспертизы ценности документов организации. Списанию подлежат только те документы срок хранения которых истек на 01 января года, в котором составлен данный акт.

 

Для примера:

Дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2011 году, могут вноситься в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2017г.

 

 

Перечень документов и сроки их хранения напрямую зависит от специфики деятельности организации, и регламентированы «Перечнем типовых документов», утвержденного приказом Министерства юстиций Украины от 12.04.2012г., №578/5, либо номенклатурой дел соответствующего учреждения.

 

К данному типу документов относятся:

  • Первичная бухгалтерская документация: счета, акты выполненных работ, налоговые накладные, банковские выписки и т.д.;
  • Некоторые виды договоров;
  • Месячные и квартальные отчеты (при наличии годовых отчетов);
  • Чековые книги;
  • Входящая / исходящая корреспонденция;
  • Табели учета рабочего времени, графики отпусков и многие другие.

 

В акт может вноситься каждый документ в отдельности. Однако гораздо эффективнее производить списание документов по группам. В таком случае группа однородных документов вносится под общим названием (заголовком), с указанием количества дел, включенных в каждую группу, сроков хранения и статьи на основании которой они списывается.

 

Акт, одобренный на заседании экспертной комиссии Вашей организации, выносится на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии государственного архивного учреждения, или на заседание ЭК архивного отдела городского совета.

 

После того как в акте стоит штамп архивного учреждения - Вы можете уничтожить документы. После уничтожения в акт вносится данные о массе документов, приемо-сдаточной накладной, а также компании уничтожившей документы.

 

Акт о выделении дел к уничтожению находится на ответственном хранении организации и может быть предъявлен проверяющим органам как факт законного уничтожения документов.

 

 

ОСТАЛИСЬ ВОПРОСЫ?

 

Позвоните нам. Мы с радостью проконсультируем Вас,

а при необходимости выполним весь комплекс работ самостоятельно.

 

 

Наша миссия – Ваша информационная защита!

 

 

 

 

 

 

  

 

 

Выберите интересующий Вас этап архивации документов


 

Оставьте заявку на любую услугу

и получите бесплатно консультацию о состоянии ваших документов