ООО ``АРХИВ ПЛЮС``
Если Вы читаете эту страницу, значит у Вас, возник минимум один из следующих вопросов:
Мы поможем Вам решить эти и другие вопросы, при минимальных усилиях с Вашей стороны!
И так, любая организация имеет право уничтожить свои документы с истекшим сроком хранения.
НО! При определенном условии.
У Вас должен быть акт о выделении дел к уничтожению, заверенный государственным архивом.
Что же делать?
ВЫБЕРИТЕ ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ!
Чтобы законно уничтожить документы, Вам необходимо выполнить пять шагов:
1. СОЗДАЕМ ЭКСПЕРТНУЮ КОММИСИЮ
В Вашей организации создается Экспертная комиссия (ЭК) в состав которой входят сотрудники Вашей компании. Основное назначение ЭК провести полный цикл архивации документов. Данная комиссия создается внутренним распоряжением первого руководителя компании и функционирует на основании Положения про экспертную комиссию.
2. АРХИВИРУЕМ ДОКУМЕТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Необходимо упорядочить кадровые документы длительного срока хранения (75 лет).
Зачастую, для коммерческих организаций, это:
- Документы по начислению заработной платы работникам: лицевые счета, ведомости по начислению и выплате заработной платы;
- Приказы по личному составу: прием на работу, перевод на должность, увольнение, материальные поощрения, отпуска за свой счет;
- Штатное расписание;
- Трудовые договоры (контракты);
- Карточки уволенных сотрудников;
- Ежемесячная отчетность в Пенсионный фонд Украины (табл.№6) и т.д.
Соответственно, Вам необходимо провести экспертизу ценности документов, отобрать из общей массы документы длительного хранения, прошить их в книги (дела) и по готовым делам составить опись дел по личному составу. Эти документы остаются в Вашей организации на ответственном хранении, на период предусмотренный законодательством Украины.
3. ФОРМИРУЕМ АКТ НА УНИЧТОЖЕНИЕ
Вам необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов временного хранения (от 1 года до 15 лет). Они так же отбираются из общей массы документов в процессе экспертизы ценности, после чего описываются.
К данному типу документов относится:
- Первичная бухгалтерская документация: счета, акты выполненных работ, налоговые накладные, банковские выписки и т.д.;
- Некоторые виды договоров;
- Месячные и квартальные отчеты (при наличии годовых отчетов);
- Чековые книги;
- Входящая / исходящая корреспонденция;
- Табели учета рабочего времени, графики отпусков и многие другие.
4. ЗАВЕРЯЕМ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВЕ
Правильно оформленные «АКТ» и «ОПИСЬ» утверждаются экспертной комиссией Вашего предприятия. Данное решение фиксируются в соответствующем Протоколе ЭК. После чего «АКТ» и «ОПИСЬ» необходимо заверить в Государственном Архиве.
И вот, когда у Вас есть заверенный в архиве «АКТ» о выделении дел к уничтожению, Вы имеете юридическое основание для уничтожения документов, которые вошли в этот Акт.
5. УНИЧТОЖАЕМ ДОКУМЕНТЫ
Вам необходимо определиться в способе уничтожения документов и провести его.
Результат
Выполнив все этапы архивной обработки документов Вы сможете:
- Законно уничтожить документы с истекшим сроком хранения (во избежание повторной проверки контролирующими органами);
- Освободить офисное пространство от ненужных документов;
- Упорядочить и сохранить документы по личному составу, бухгалтерскую документацию и т.д.;
- Выполнить требования законодательства по упорядочению и хранению документов;
А МОЖНО ЛИ ПРОСТО ВЫБРОСИТЬ ДОКУМЕНТЫ?
Здесь можно сказать однозначно – НЕТ.
| Вы не имеете права просто взять и выбросить документы, не имея на руках заверенного архивом акта о выделении дел к уничтожению.
С точки зрения закона это не обоснованно. Любая последующая проверка потребует восстановить незаконно уничтоженные документы, невзирая на то, что срок хранения их давно истек. При этом в законодательстве предусмотрена административная, и даже уголовная ответственность за недобросовестное обращение с документами. При этом Вы можете самостоятельно провести архивную обработку документов и после этого избавиться от устаревших документов. Главное разобраться и соблюсти все тонкости архивного законодательства.
|
ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ?
Сотрудники «АРХИВ ПЛЮС» самостоятельно проведут весь комплекс архивных работ прямо у Вас на предприятии. При этом Вы сэкономите массу своего драгоценного времени.
- Мы проведем полистную экспертизу ценности документов Вашей организации;
- Документы, подлежащие хранению, будут переплетены в книги;
- Составим и заверим в ГОСАРХИВЕ опись дел по личному составу;
- Составим и заверим в ГОСАРХИВЕ акт о выделении дел к уничтожению;
- Проведем фактическое уничтожение с документов, с погрузкой и доставкой документов до места уничтожения;
- Сформируем: приказ о создании ЭК, положение про ЭК, протокол заседания ЭК и т.д.
- Предоставим Вам полный пакет сопроводительных документов: договор, счет, акты выполненных работ и приемо-сдаточные накладные;