ООО «АРХИВ ПЛЮС»

Самое крупное предприятие на юге Украины, оказывающее услуги по архивной обработке документов предприятиям всех форм собственности. Наше предприятие оказывает весь комплекс услуг от экспертизы документов до прошивания дел, сдачи их в архив, уничтожения, внеофисного хранения документов.
Космонавтов, 32​1000 офис; 10 этаж Черёмушки ж/м, Одесса, 65078 +380 (48) 701‒80‒48 arhivplus.ps@gmail.com
Back to top
Image Alt

Коммерческим организациям

ООО ``АРХИВ ПЛЮС``

Если Вы читаете эту страницу, значит у Вас, возник минимум один из следующих вопросов:

Мы поможем Вам решить эти и другие вопросы, при минимальных усилиях с Вашей стороны!

И так, любая организация имеет право уничтожить свои документы с истекшим сроком хранения.

НО! При определенном условии.

У Вас должен быть акт о выделении дел к уничтожению, заверенный государственным архивом.

Что же делать?

ВЫБЕРИТЕ ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ!

Чтобы законно уничтожить документы, Вам необходимо выполнить пять шагов:

1. СОЗДАЕМ ЭКСПЕРТНУЮ КОММИСИЮ

В Вашей организации создается Экспертная комиссия (ЭК) в состав которой входят сотрудники Вашей компании. Основное назначение ЭК провести полный цикл архивации документов. Данная комиссия создается внутренним распоряжением первого руководителя компании и функционирует на основании Положения про экспертную комиссию.

2. АРХИВИРУЕМ ДОКУМЕТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Необходимо упорядочить кадровые документы длительного срока хранения (75 лет).
Зачастую, для коммерческих организаций, это:

  • Документы по начислению заработной платы работникам: лицевые счета, ведомости по начислению и выплате заработной платы;
  • Приказы по личному составу: прием на работу, перевод на должность, увольнение, материальные поощрения, отпуска за свой счет;
  • Штатное расписание;
  • Трудовые договоры (контракты);
  • Карточки уволенных сотрудников;
  • Ежемесячная отчетность в Пенсионный фонд Украины (табл.№6) и т.д.

Соответственно, Вам необходимо провести экспертизу ценности документов, отобрать из общей массы документы длительного хранения, прошить их в книги (дела) и по готовым делам составить опись дел по личному составу. Эти документы остаются в Вашей организации на ответственном хранении, на период предусмотренный законодательством Украины.

3. ФОРМИРУЕМ АКТ НА УНИЧТОЖЕНИЕ

Вам необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов временного хранения (от 1 года  до 15 лет). Они так же отбираются из общей массы документов в процессе экспертизы ценности, после чего описываются.

К данному типу документов относится:

  • Первичная бухгалтерская документация: счета, акты выполненных работ, налоговые накладные, банковские выписки и т.д.;
  • Некоторые виды договоров;
  • Месячные и квартальные отчеты (при наличии годовых отчетов);
  • Чековые книги;
  • Входящая / исходящая корреспонденция;
  • Табели учета рабочего времени, графики отпусков и многие другие.
4. ЗАВЕРЯЕМ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВЕ

Правильно оформленные «АКТ» и «ОПИСЬ» утверждаются экспертной комиссией Вашего предприятия. Данное решение фиксируются в соответствующем Протоколе ЭК. После чего «АКТ» и «ОПИСЬ» необходимо заверить в Государственном Архиве.

И вот, когда у Вас есть заверенный в архиве «АКТ» о выделении дел к уничтожению, Вы имеете юридическое основание для уничтожения документов, которые вошли в этот Акт.

5. УНИЧТОЖАЕМ ДОКУМЕНТЫ

Вам необходимо определиться в способе уничтожения документов и провести его.

Результат

Выполнив все этапы архивной обработки документов  Вы сможете:

  • Законно уничтожить документы с истекшим сроком хранения (во избежание повторной проверки контролирующими органами);
  • Освободить офисное пространство от ненужных документов;
  • Упорядочить и сохранить документы по личному составу, бухгалтерскую документацию и т.д.;
  • Выполнить требования законодательства по упорядочению и хранению документов;

А МОЖНО ЛИ ПРОСТО ВЫБРОСИТЬ ДОКУМЕНТЫ?

Здесь можно сказать однозначно – НЕТ.

Вы не имеете права просто взять и выбросить документы, не имея на руках заверенного архивом акта о выделении дел к уничтожению.

С точки зрения закона это не обоснованно. Любая последующая проверка потребует восстановить незаконно уничтоженные документы, невзирая на то, что срок хранения их давно истек. При этом в законодательстве предусмотрена административная, и даже уголовная ответственность за недобросовестное обращение с документами.

При этом Вы можете самостоятельно провести архивную обработку документов и после этого избавиться от устаревших документов. Главное разобраться и соблюсти все тонкости архивного законодательства.

 

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ?

Сотрудники «АРХИВ ПЛЮС» самостоятельно проведут весь комплекс архивных работ прямо у Вас на предприятии. При этом Вы сэкономите массу своего драгоценного времени.

  • Мы проведем полистную экспертизу ценности документов Вашей организации;
  • Документы, подлежащие хранению, будут переплетены в книги;
  • Составим и заверим в ГОСАРХИВЕ опись дел по личному составу;
  • Составим и заверим в ГОСАРХИВЕ акт о выделении дел к уничтожению;
  • Проведем фактическое уничтожение с документов, с погрузкой и доставкой документов до места уничтожения;
  • Сформируем: приказ о создании ЭК, положение про ЭК, протокол заседания ЭК и т.д.
  • Предоставим Вам полный пакет сопроводительных документов: договор, счет, акты выполненных работ и приемо-сдаточные накладные;
ООО ``АРХИВ ПЛЮС``

Всегда рады сотрудничеству